fatura eletrónica
A Fatura Eletrónica surge como uma obrigação legal e assume-se em Portugal como a transformação digital, processual e funcional.
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Em termos da legislação europeia, não é suficiente enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica. A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standardeuropeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
O que não é uma fatura eletrónica:
Envio de faturas exclusivamente em PDF para os clientes, não é uma fatura eletrónica. Para além do PDF os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas:
- Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
- Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
- Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
- OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
- Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.
Tenha ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standardde fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.
Prazos em Portuga
Setor Público
- Até 18 de Abril de 2019 – Organismos da administração direta do Estado e Institutos públicos;
- Até 18 de Abril de 2020 – Restantes organismos públicos (fundações públicas; administração local; associações públicas, etc)
Setor Privado
- Até 17 de Abril de 2020 – Grandes empresas (250 funcionários; mais de 50M€ de faturação; 43M€ de balanço;
- Até 31 de Dezembro de 2020 – Micro, pequenas e médias empresas.
Que elementos devem constar da fatura eletrónica?
O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de faturação;
- Informações sobre o cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
- Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rubricas da fatura;
- Totais da fatura;
É essencial para a sua empresa saber todas as especificações desta norma europeia?
Não necessariamente, desde que o software que usa para faturação esteja preparado para responder a estas exigências comunitárias, gerando e transmitindo a fatura no formato requerido.
A legislação só tem impacto nas entidades públicas?
Não. As regras aplicam-se à faturação no âmbito da contratação pública e, por isso, têm impacto também nos fornecedores privados. De reforçar que a norma europeia foi desenvolvida de forma a poder ser usada pela Administração Pública e por empresas privadas (Business-to-Government, Government-to-Government e Business-to-Business).
A minha organização está abrangida pelas novas regras?
A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).
A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.
Quais as vantagens?
- Harmonizar a faturação da contratação pública europeia, simplificando os contratos transfronteiriços;
- Permite simplificar, controlar, diminuir a burocracia e aumentar a rastreabilidade dos processos;
- Diminuição de custos e recursos utilizados – As faturas eletrónicas podem representar uma poupança de 80% nos custos de receção e de 90% nos custos de envio.
O Modelo da fatura eletrónica é flexível??
Para abarcar as diversas situações existentes na contratação pública europeia, a norma europeia prevê um componente base (CORE) na fatura eletrónica e duas variações possíveis.
- CORE – informação standard obrigatória em todas as faturas eletrónicas europeias;
- CIUS (Core Invoice Usage Specification) – versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados apenas a uma ou algumas opções (por exemplo: limitar as formas de pagamento a uma opção específica). Para evitar problemas de interoperabilidade, é aconselhável que os compradores que recebem as faturas estejam aptos a receber o CORE na sua forma completa (sem limitar opções) ou que adotem as normas mais usadas;
- Extensões – acrescento de novos elementos não previstos no modelo standard, resultado de um acordo bilateral entre fornecedor e cliente. Apesar de possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia. Por essa razão, a Comissão Europeia recomenda que as entidades públicas estejam aptas a receber também o modelo standard (e não limitem a receção a um modelo específico com extensões).
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